Managementul timpului – cum sa gestionam timpul eficient

Managementul timpului se refera la organizarea si planificarea activitatilor si a timpului pe care il dedicam acestora. Cum ne putem organiza mai bine, ce putem face concret pentru a ne concentra mai bine si a avea mai mult control asupra timpului nostru?

Cuprins:

1. Ce presupune managementul timpului?
2. Managementul timpului – de ce e important?
3. Cum sa iti organizezi timpul: metode practice
4. Capcane care iti fura timpul

Ce presupune managementul timpului?

Avem toti o zi formata din 24 de ore. Insa unii reusesc sa fie mai eficienti si sa faca mai multe in aceeasi perioada de timp decat altii. Ce poti face este sa iti gestionezi mai bine timpul, astfel incat sa reusesti sa faci mai multe lucruri si mai eficient.

Multi dintre noi au observat ca in ziua dinaintea unui deadline suntem mult mai productivi si eficienti decat am fost in restul timpului. Insa ideal ar fi sa nu ajungem pana in ultima zi pentru a fi mai eficienti cu timpul nostru. Insa ce putem face pentru optimizarea timpului?

Exista numeroase solutii si recomandari, managementul timpului fiind o tema de foarte mare interes. Insa important este ca fiecare sa selecteze ce i se potriveste stilului sau de viata. Apoi sa testeze (cate o metoda pe rand) si sa vada care dintre metode sau schimbarile facute chiar ii aduce rezultate. Cu alte cuvinte, aceste metode trebuie adaptate si personalizate in functie de nevoile fiecaruia.

Managementul timpului – de ce e important?

Deseori avem un program extrem de incarcat. Activitatea profesionala, activitatile legate de casa si cresterea copiilor ne ocupa o buna parte din zi. Sunt sanse mari sa nu ne mai ramana timp pentru activitatile placute sau pentru odihna. Pe termen lung, gestionarea ineficienta a timpului poate duce la un nivel ridicat de stres sau chiar burnout, nivel scazut de eficienta si productivitate, lipsa de satisfactie (profesionala si/sau a vietii in general).

O buna gestionare a timpului ne ajuta sa vedem in primul rand unde irosim timp. Apoi sa prioritizam lucrurile si activitatile din viata noastra. Si nu in ultimul rand, sa fim mai eficienti si organizati. Cand ne gestionam bine timpul, reusim sa facem mai multe intr-un timp mai scurt, chiar si atunci cand avem deadline-uri stranse sau alte presiuni.

Cum sa iti organizezi timpul: metode practice

Monitorizeaza-ti activitatea

Daca nu stii de ce „zboara” timpul atat de repede si nu reusesti sa faci ce iti propui sau nu esti sigur daca ai nevoie de organizarea timpului, monitorizeaza-ti activitatile timp de o saptamana. Noteaza toate activitatile dintr-o zi, timpul pe care estimezi ca il vei aloca feicareia si timpul efectiv dedicat. Deseori avem tendinta de a subestima timpul necesar pentru o sarcina. Iar in realitate ne ia mai mult. E valabil atat la serviciu, cat si in organizarea timpului in gospodarie sau in activitatile personale.

Iti poti nota intr-un jurnal activitatile sau poti folosi aplicatii speciale (de exemplu RescueTime sau Google Calendar). Pe baza acestor informatii, poti sa vezi ce iti ocupa prea mult timp sau unde ai timpi morti. Astfel poti sa intervii mai tintit.

Prioritizeaza activitatile – matricea Eisenhower

Cand avem multe activitati de facut, poate fi dificil sa stabilim pe care ar trebui sa le facem mai intai. Pentru ca pe durata unei zile avem o cantitate de energie limitata, se recomanda ca activitatile mai grele sau mai putin placute sa le facem dimineata. Atunci suntem mai odihniti si ne putem concentra mai usor. Iar odata realizate acestea, avem o satisfactie mai mare si le putem face mai usor pe restul.

Prioritizarea activitatilor ar trebui sa tina cont atat de importanta, cat si de urgenta lor. Ce inseamna cele doua aspecte:

• urgenta se refera la acele actiuni care trebuie neaparat realizate (de exemplu, daca ai termene limita legale, deadline-uri)
• importanta se refera la cat de mult contribuie un lucru la realizarea scopurilor si obiectivelor tale.

Foarte utila in acest sens este matricea Eisenhower. Aceasta combina urgenta si importanta. Rezulta astfel 4 cadrane, in care ne putem incadra activitatile:

• cadranul 1 – activitati importante si urgente – Sunt primele cu care trebuie sa incepem, fiind critice pentru activitatea profesionala sau viata personala. Exemple: sa raspunzi unei solicitari de la un client important, un bebelus care plange, o urgenta medicala.
• cadranul 2 – activitati importante si non-urgente – Activitatile din aceasta categorie sunt importante pentru cariera sau viata personala, dar nu trebuie sa fie imediat facute, ci poti sa decizi cand le faci. Ideal este sa petreci cat mai mult timp cu acestea. Exemple: pregatirea pentru o certificare profesionala, sa petreci timp cu familia, sa faci sport.
• cadranul 3 – activitati non-importante si urgente – Pentru activitatile din aceasta zona, urgenta nu este de obicei a ta, ci a celui care iti solicita un anumit lucru. De exemplu, primesti un telefon, mesaj, email sau solicitare a face ceva, dar care nu te ajuta sa iti atingi obiectivele. In general, se recomanda delegarea, acolo unde se poate, a activitatilor din aceasta categorie.
• cadranul 4 – activitati non-importante si non-urgente – Aici intra factorii care iti distrag atentia sau care iti irosesc timpul. Exemple: verificarea frecventa a retelelor de socializare, sa urmaresti emisiuni TV pe care le-ai mai vazut etc.

Planifica-ti activitatile

Planificarea zilnica, saptamanala si lunara a activitatilor, precum si spargerea unei activitati pe bucati sau obiective mai mici te ajuta sa te concentrezi mai bine pe ce ai de facut. Ideal este ca dimineata sa stii deja care este planul zilei, fie ca l-ai facut in seara dinainte, fie in acea dimineata.
De asemenea, aloca-ti activitatile cat mai echilibrat pe durata unei saptamani sau luni. Astfel vei evita sa te supraincarci in unele perioade.

Pauzele intre activitati sunt iarasi importante, pentru ca nu ne putem concentra pe termen nelimitat. Dupa aproximativ 90 de minute, nu mai putem fi la fel de atenti, asa ca scurte pauze de incarcare a bateriilor sunt bine venite.

Aloca un timp anume pentru obiectivele tale

Cu cat obiectivele sunt mai bine definite, cu atat ai sanse mai mari sa le finalizezi. Unul dintre criteriile unui obiectiv SMART este timpul – sa iti stabilesti perioada de timp sau termenul pe care ti-l dai pana cand vei atinge scopul propus. (Obiectivele SMART sunt Specifice, Masurabile, (posibil de) Atins, Relevante si (incadrate in) Timp.)

Odihneste-te suficient

Sa te odihnesti suficient poate parea cel mai contraproductiv lucru pe care il poti face cand vrei sa iti gestionezi timpul mai bine. Insa lipsa somnului are un puternic impact negativ asupra capacitatilor noastre cognitive. De aceea, daca nu dormim minimum 7 ore pe noapte mai multe nopti la rand, vom observa o scadere a capacitatii de concentrare si dificultati ale memoriei. Iar aceste efecte se vor rasfrange si asupra celorlalte procese cognitive.

Foloseste timpul de asteptare

Cand esti intr-o situatie in care inevitabil trebuie sa astepti (fie ca esti intr-o sala de asteptare, la un rand sau asteptand langa cel mic sa adoarma), poti folosi acest timp productiv. Asculta un podcast, planifica o actiune viitoare, citeste etc. Vei putea transforma astfel un timp mort intr-unul castigat. Este valabil inclusiv pentru timpul pe care il petreci, poate, in trafic.

Capcane care iti fura timpul

Amanarea sau procrastinarea

Cu cat amani sa incepi o activitate, cu atat iti vine mai greu sa te apuci de ea. Si eventual, umpli timpul cu alte activitati, pentru ca in final sa realizezi ca nici nu ai fost productiv. De ce procrastinam (amanam)? Din numeroase motive: cand o activitate nu ne face placere, e prea plictisitoare sau prea dificila.

O alta problema este atunci cand lasi lucrurile nefinalizate. Acestea pot deveni o sursa de stres, impiedicandu-te sa te concentrezi la alte activitati. In schimb, finalizarea lor stimuleaza productia de endorfine si te vei simti mult mai bine.

Timpul petrecut pe retelele de socializare

Daca ti se intampla frecvent sa intri sa iti verifici conturile de socializare si observi ca atunci cand termini a trecut mai mult timp decat ai fi vrut, aceasta activitate e o consumatoare de timp. Ce poti face in acest sens? Monitorizeaza-ti timpul si perioadele din zi petrecute pe Social media, apoi redu pe cat posibil acest timp.

Factorii care iti distrag atentia

Telefonul la indemana, notificarile privind emailurile, mesajele pe care le primesti interfereaza cu concentrarea atentiei si te pot distrage cu usurinta de la ceea ce faci. De aceea, atunci cand lucrezi sau atunci cand esti la o intalnire cu prietenii, opreste notificarile de pe telefon, pentru a nu fi distras din ceea ce faci sau ca nu fii tentat sa iti tot verifici telefonul. Sau lasa telefonul intr-o alta camera cat lucrezi.

Multitasking-ul

De multe ori facem doua sau mai multe lucruri simultan, in ideea ca asa suntem mai productivi si economisim timp. Insa este doar o iluzie. Desi aparent pare ca reusesti sa le faci, creierul isi muta rapid atentia de pe o activitate pe alta. Aceasta trecere rapida de la una la alta inseamna un consum mai mare de energie si intreruperi frecvente ale atentiei. In plus, cand combini o activitate legata de munca cu una care iti face placere, de obicei nu le poti face pe ambele cum trebuie. De exemplu, daca esti acasa si pregatesti o prezentare in timp ce te uiti la o emisiune preferata la TV, s-ar putea nici sa nu fii eficient in ce faci, nici sa te bucuri pe deplin de emisiune.

Referinte:

(1) Seven time management tips for happier (and healthier) days – https://scopeblog.stanford.edu/2017/10/04/seven-time-management-tips-for-happier-and-healthier-days/
(2) Think You’re Multitasking? Think Again – http://www.npr.org/templates/story/story.php?storyId=95256794
(3) Easy time-management tips – https://www.nhs.uk/conditions/stress-anxiety-depression/time-management-tips/
(4) The Eisenhower Matrix: Make Urgent vs. Important Decisions with 4 Quadrants – https://www.developgoodhabits.com/eisenhower-matrix/
(5) 7 Tips to Work More Efficiently – http://www.lifeoptimizer.org/2010/09/16/work-more-efficiently/