Activități pentru a fi mai productiv

Cum sa fii mai productiv, astfel incat sa iti gestionezi mai bine timpul si sa poti realiza mai multe din ceea ce iti propui?

Cuprins:

1. Ce inseamna sa fii mai productiv?
2. Ce te impiedica sa fii productiv?
3. Cum poti sa fii mai productiv in ceea ce faci?

Ce inseamna sa fii mai productiv?

A fi mai productiv poate inseamna, in primul rand, sa observi si sa identifici acele obiceiuri care te impiedica, te tin pe bloc sau te intarzie in a face lucrurile asa cum ti-ai dori. De fiecare data cand amanam ceva, cand lucram la un proiect pe ultima suta de metri, cand alegem sa ignoram ceva urgent sau important, toate acestea vor avea un impact si asupra productivitatii noastre. Identifica ce anume te impiedica sa fii productiv: timpul indelungat petrecut pe retelele de socializare? amanarea sarcinilor plictisitoare, dificile sau neplacute pe care le ai de facut? alte obiceiuri sau factori care intervin?

A fi mai productiv poate inseamna:

• sa gestionezi mai bine timpul pe care il ai la dispozitie, ceea ce iti ofera posibilitatea de a reduce din timpul pierdut si a-l folosi in activitati care sa iti faca placere;
• sa prioritizezi activitatile pe care le ai facut in functie de urgenta si importanta;
• sa reusesti sa te mobilizezi cu proiectele din timp, astfel incat sa nu le mai finalizezi imediat inainte de deadline;
• sa rezolvi mai multe din lista pe care ti-ai propus-o decat reusesti sa faci de obicei.

Exista numeroase tehnici sau strategii care sa te ajute sa fii mai productiv. Insa ceea ce este cel mai important este sa te mobilizezi si sa incepi. Doar punand in practica niste idei vei putea sa vezi ce functioneaza in cazul tau.

Ce te impiedica sa fii productiv?

Prioritizeaza activitatile dupa urgenta si importanta lor

Cand ai mai multe activitati de realizat, poate fi dificil sa determini cu care sa incepi. O varianta poate fi sa incepi cu acele sarcini dificile sau neplacute, pentru ca la inceput de zi suntem mai productivi si mai energici, suntem mai odihniti si ne putem concentra mai usor. Iar odata realizate acestea, avem o satisfactie mai mare si le putem face mai usor pe restul.

O alta abordare privind prioritizarea activitatilor este sa tii cont de importanta si de urgenta lor. Un instrument util in organizare este matricea Eisenhower, care combina cele doua aspecte:

• urgenta se refera la acele actiuni care trebuie neaparat realizate (de exemplu, daca ai termene limita legale, deadline-uri)
• importanta se refera la cat de mult contribuie un lucru la realizarea scopurilor si obiectivelor tale.

Matricea Eisenhower

Matricea consta intr-un tabel cu aceste 4 cadrane:

• cadranul 1 – activitati importante si urgente – Sunt primele cu care trebuie sa incepem, fiind critice pentru activitatea profesionala sau viata personala. Exemple: sa raspunzi unei solicitari de la un client important, un bebelus care plange, o urgenta medicala
• cadranul 2 – activitati importante si non-urgente – Activitatile din aceasta categorie sunt importante pentru cariera sau viata personala, dar nu trebuie sa fie imediat facute, ci poti sa decizi cand le faci. Ideal este sa petreci cat mai mult timp cu acestea. Exemple: pregatirea pentru o certificare profesionala, sa petreci timp cu familia, sa faci sport.
• cadranul 3 – activitati non-importante si urgente – Pentru activitatile din aceasta zona, urgenta nu este de obicei a ta, ci a celui care iti solicita un anumit lucru. De exemplu, primesti un telefon; mesaj; email sau solicitare a face ceva; dar care nu te ajuta sa iti atingi obiectivele. In general, se recomanda delegarea, acolo unde se poate, a activitatilor din aceasta categorie.
• cadranul 4 – activitati non-importante si non-urgente – Aici intra factorii care iti distrag atentia sau care iti irosesc timpul. Exemple: verificarea frecventa a retelelor de socializare, sa urmaresti emisiuni TV pe care le-ai mai vazut etc.

Foloseste timpul pe care l-ai pierde asteptand

Cand esti intr-o situatie in care inevitabil trebuie sa astepti (fie ca esti intr-o sala de asteptare, la un rand sau asteptand langa cel mic sa adoarma), poti folosi acest timp productiv. Asculta un podcast, planifica ziua urmatoare, trimite emailuri, citeste etc. Vei putea transforma astfel un timp mort intr-unul castigat. Este valabil inclusiv pentru timpul pe care il petreci, poate, in trafic.

Imparte activitatile in bucati gestionabile, alternate cu pauze

Daca ti-ai facut o lista de obiective si activitati pe care le ai de realizat, imparte-le in bucati mai mici, carora sa le aloci o anumita perioada de timp. Pe cat posibil, alterneaza aceste perioade de lucru cu mici pauze. De asemenea, atat timp cat lucrezi sau esti prins in ceea ce faci, elimina posibilii factori care ti-ar putea distrage atentia (notificari pe telefonul; televizorul pornit in timp ce lucrezi etc.).

Dedica prima parte a zilei activitatilor importante

Dimineata, creierul este la nivelul cel mai ridicat de alerta, pana la 2,5-4 ore dupa trezire, ca urmare a cresterii nivelurilor de hormoni care ne ajuta sa fim productivi. De aceea, este util sa dedicam acest timp rezolvarii de probleme, activitatilor mai dificile sau meticuloase pe care le avem de rezolvat. Daca de obicei citesti emailurile sau intri pe retelele de socializare, acest timp, cu energia lui specifica, ar putea fi folosit mult mai util.

Identifica „piesa de domino” a activitatilor tale

La inceput de zi sau de saptamana, gaseste acea activitate pe care, odata rezolvata, va avea cel mai mare impact asupra obiectivelor si restului de activitati. Exact ca o piesa de domino.

Inspira-te de la persoane productive din jurul tau

Daca ai in preajma ta oameni pe care ii admiri pentru cat sunt de productivi (familie, prieteni, colegi), incearca sa vezi cum reusesc ei si ce „trucuri” au pentru productivitatea lor. Nu te limita doar la cei din apropierea ta; mentori iti pot fi si figuri mai indepartate, oameni a caror biografie si stil de viata sa te inspire.

Cum poti sa fii mai productiv in ceea ce faci?

Factorii care iti distrag atentia sau te fac sa procrastinezi

Daca ai tendinta sa verifici frecvent emailul, mesajele sau retelele de socializare pe parcursul zilei, s-ar putea sa acumulezi destul de mult timp facand aceste activitati. Pe langa faptul ca sunt consumatoare de timp, te intrerup de la ceea ce faci (scade concentrarea si productivitatea) si te pot incarca negativ. Creierul nostru este bombardat de stiri, imagini si alti stimuli care pot creste nivelul de stres si de anxietate, fara macar sa constientizam acest lucru.

Nu esti realist in ceea ce priveste obiectivele tale si lista de activitati de realizat din acea zi

Fie te incarci foarte mult, fie subestimezi timpul de care ai avea nevoie sa le realizezi, fie nu faci diferenta intre activitatile urgente si/sau importante si cele mai putin (sau deloc) urgente si/sau importante – sunt doar cateva aspecte care te pot tine departe de ceea ce iti propui sa realizezi si sa fii productiv.

Nu esti organizat cu notitele, agendele etc.

Daca ai tendinta de a nota idei, planuri, schemet etc. in locuri diferite, fara a le aduna laolalta, exista riscul sa pierzi din informatii sau sa nu le ai pe toate in vedere atunci cand te organizezi sau iei decizii. Alege mai degraba solutia care iti este cel mai la indemana (o agenda pe care sa o ai tot timpul cu tine, notitele in telefon).

Nu iti place sau nu esti motivat in ceea ce faci

Un loc de munca in care nu te regasesti, o activitate care nu iti place, lipsa motivatiei in general sunt strans legate de o mai mica productivitate. Pe langa a renunta si a cauta altceva, daca acestea nu sunt niste optiuni viabile pentru tine, ce alte schimbari ai putea face astfel incat sa te motivezi mai mult?
Cateva idei despre cum sa ne motivam in munca – in acest articol.

Faci mai multe lucruri odata

Desi avem impresia ca realizam mai multor activitati simultan, mustitasking-ul presupune mutarea atentiei de la o sarcina la alta; intrucat creierul nu le poate procesa simultan pe ambele sau mai multe. De exemplu, daca lucrezi in timp ce asculti muzica sau dai scroll pe contul de Instagram implica mult timp pe care creierul il pierde comutand de la un context la altul.
Daca in timp ce lucrezi iti vin idei despre cu totul altceva decat la ce te concentrai, nu te intrerupe pentru a dezvolta acea idee, ci noteaza-o undeva si revino asupra ei ulterior.

Referinte:

(1) 14 Unique Productivity Tips: How to Be More Productive with Less Effort – https://www.scienceofpeople.com/productivity/